Resumo: A tecnologia oferece atualmente excelentes soluções para organizar grandes volumes de documentos dos mais variados tipos (armazenados em arquivos, bibliotecas, órgãos públicos, empresas de grande porte). Entretanto a solução para organizar a informação neles contida ainda não foi resolvida a contento, de forma generalizada, e quanto mais cresce o volume de documentos, mais e mais informação se perde nos arquivos e na memória dos computadores. Os fundamentos para a solução existem e são conhecidos de (alguns) técnicos e especialistas da gestão da informação e do conhecimento, mas é preciso aprofundar e aprimorar os processos de análise da informação e representação do conhecimento, e realizar o casamento desses princípios com a mais nova tecnologia de gestão dos documentos.
Palavras-chave: Documento; Organização; Informação; Arquivo; Memória; Representação do Conhecimento.

Abstract: Nowadays, technology offers excellent solutions to organize great volumes of the most different types of documents (such as the ones kept in archives, libraries, public agencies, great corporations, etc.). Nevertheless, the solution to organize the information they contain was not found by now either in a satisfactory or general manner, and as the volume of documents increases, more and more information is lost in files and in computer memories. The foundations of a solution do exist and they are known by [some] specialists and experts in information or knowledge management, but it is necessary to improve and deepen the processes of information analysis and knowledge representation, as well as to match these processes with the newest technologies of document management.
Keywords: Document; Organization; Information; Archive; Memory; Knowledge Representation.
 
 
 

1. Um pouco de história(s) como introdução

A preocupação pela conservação de documentos, todo o mundo sabe, não é novidade: suas origens situam-se há mais ou menos 4.000 anos, quando os povos da Mesopotâmia conservavam em tabuletas de argila cuidadosamente organizadas, registros contábeis, ordenanças de governo, contratos e sentenças judiciais. Entretanto, a consolidação com certa cientificidade das duas profissões que lidam com a guarda, conservação e manuseio dos documentos, ou seja, a arquivologia e a biblioteconomia, somente aconteceu a partir da segunda metade do século XIX.

A mudança de paradigma do documento como foco para o seu conteúdo, ou seja para a informação, acontece ainda bem mais próxima de nós, com o surgimento da ciência da informação, a qual com o auxílio das novas tecnologias da informação e da comunicação tem revolucionado e ampliado os horizontes  do que poderia ser chamado de ciências da documentação.

Apesar do tempo transcorrido e dos impressionantes avanços tecnológicos das últimas décadas, não se conseguiu ainda estabelecer uma doutrina, uma filosofia, se assim pode-se dizer, sobre como proceder no processamento técnico dos documentos e das informações neles contidas. A unanimidade dentro de cada uma das duas profissões da documentação ainda está longe de ser atingida, e muito mais longe ainda entre os arquivistas, os bibliotecários e os documentalistas em geral. E isso apesar dos esforços das organizações e associações profissionais assim como dos organismos internacionais diretamente interessados e envolvidos no problema de tratar os documentos e de organizar a informação.

Os avanços em matéria de organização física com estantes deslizantes robotizadas são fantásticos. Também são fantásticos os avanços em matéria de informática, para acelerar o processamento dos documentos e informações. Os enormes e valiosos conhecimentos adquiridos graças às pesquisas desenvolvidas nos últimos anos, referentes à codificação, armazenagem, transmissão, difusão e recuperação da informação são, também, fantásticos. Entretanto, a imagem de um alto executivo em estado terminal de desespero, depois de pedir à sua secretária e a outros colaboradores para localizar rapidamente determinados documentos que com toda e absoluta certeza estariam arquivados em algum lugar, e que não foram encontrados, é, como mostra a Figura 1,  uma maneira bastante expressiva de visualizar uma situação que, sem dúvida, neste instante, em algum lugar, continua acontecendo.
 

Figura 1. - Alto executivo em estado terminal de desespero ante a impossibilidade de localizar os documentos que contêm as informações de que precisa.

Parafraseando Elliot, Nery da Fonseca [1], que cito de memória, escreveu alguma coisa parecida com o texto reproduzido a seguir:
 

Cabe, assim, perguntar como é que com tantos progressos, com tanta tecnologia, com tantos estudos e conhecimentos não foi ainda possível dominar a informação. Existem variadas e numerosas causas que vamos sobrevoar a seguir tentando focalizar alguns fatores que podem ajudar a compreender a complexidade do problema e, por via de conseqüência, a dimensionar a magnitude do esforço a realizar, alocando os recursos necessários (humanos, tecnológicos, de conhecimentos, financeiros, culturais, etc.), para se chegar a soluções que hoje são certamente possíveis.

Um problema muito sério decorre do fato de que as máquinas informáticas processam sob a forma de códigos representações de palavras que, pela sua vez são representações de conceitos. Os computadores, ou mais precisamente os informáticos que os programam, lidam muito bem com dados e números, realizando cálculos complicadíssimos com velocidade impressionante, mas infelizmente as palavras codificadas - e menos ainda os conceitos que elas representam - não podem ser processadas com os mesmos algoritmos que se aplicam aos cálculos numéricos. Enquanto esse fato não for profundamente assimilado, continuaremos encontrando nos jornais manchetes como estas:

1) "O INSS CONTINUA PAGANDO A APOSENTADORIA DE UM FUNCIONÁRIO FALECIDO HÁ NOVE ANOS"

2) "O PEDREIRO JOÃO CRISTINO, HOJE NONAGENÁRIO, TENTA PROVAR QUE, APESAR DO QUE CONSTA NO SEU ATESTADO DE ÓBITO, EXPEDIDO HÁ 18 ANOS, CONTINUA VIVO"

Vejamos, um sistema informático ao qual se ordena que localize informações sobre a morte de Fulano de Tal obterá após o rigoroso cruzamento das expressões 'morte' e 'Fulano de Tal' - se tudo corre como desejado - alguns documentos PERTINENTES, mas será incapaz de pensar que outras palavras tais como 'falecimento', 'óbito' ou, ainda, 'desencarnação' se porventura pudessem existir documentos produzidos num ambiente 'kardecista', também deveriam ter sido cruzadas com o nome do indivíduo.

Todavia é preciso pensar que podem existir ou ter existido várias pessoas com igual identidade e que para 'cercar' a pessoa certa seria necessário introduzir 'filtros' tais como o local e data de nascimento, filiação, CPF, certidão de casamento, etc., informações estas que não sempre se encontram acessíveis num único banco de dados.

Outro exemplo:
Consideremos um sistema altamente sofisticado, capaz de identificar de forma automática, num processo de varredura dos textos dos documentos, aqueles termos e expressões possíveis e prováveis que podem ser utilizados como 'ponteiros' ou pontos de acesso para recuperar as informações desejadas. Suponhamos que desejamos fazer uso desse sistema para localizar documentos que tratam da evolução e uso dos sinos e outros instrumentos assemelhados, ao longo de um certo período de tempo. Imaginemos que o dito sistema examinou com todo rigor um acervo de documentos manuscritos cuidadosamente digitalizados e indexados à procura das palavras 'sino' ou 'campana', palavra esta que, como explica qualquer dicionário, refere-se a um sino pequeno. Imaginemos, enfim, que o sistema identificou um certo número de documentos com a palavra 'sino' e outra quantidade de documentos com a palavra 'campana'. Ótimo! Muito bom!!... Então pedimos ao sistema para ver o texto dos documentos encontrados e...   Surpresa! Entre os documentos que, a primeira vista nos parecem bem pertinentes para o que queríamos encontramos um, do qual reproduzimos um fragmento (Figura2) onde efetivamente identificamos a palavra 'campana' misturada com um monte de palavras escritas com uma grafia que não conseguimos entender.
 

O que aconteceu não é, finalmente, tão complicado de entender. Trata-se de um texto escrito em língua russa, que utiliza, como outras línguas eslavas, o alfabeto cirílico, sendo que somente algumas letras deste correspondem às letras de nosso alfabeto latino. Lembremos dos atletas do tempo da Rússia soviética que exibiam nas costas a sigla CCCP, que para nós parecia 'C' de 'campana' (três vezes) e 'P' de Polônia (uma vez), mas que para eles corresponde a 'S' de 'socialistas' e 'soviéticas' (o terceiro 'C' é a inicial de 'união', em russo, naturalmente) e 'R' de 'repúblicas'?

Assim o que a nós parece dizer 'campana', para os russos diz 'sátrapa', como mostra a equivalência das letras nos alfabetos cirílico e latino (Figura 3).
 

A tradução do fragmento do texto russo anterior é a seguinte:

"...sátrapa é o título dado aos governadores de província na antiga Pérsia"

Note-se que também poderíamos encontrar a informação procurada em documentos redigidos em outras línguas, a condição de utilizar os critérios de busca adequados. Por exemplo, 'cloche' em francês, 'bell' em inglês, etc. Mas, por não ter pensado, perdemos, certamente, informação importante.

Poderíamos estender de forma quase infinita os exemplos que demonstram a necessidade de cuidar de um certo número de detalhes quando se trata de codificar e processar a informação.

Outro aspecto a considerar é a fragilidade dos registros da informação que podem ser destruídos por incêndio ou enchentes, no caso de papel ou microfichas e microfilmes, assim como pelos efeitos de fortes campos magnéticos e radiações, no caso de CDs e disquetes, o que exige cuidados extremos na atualização dos 'backups'. A título de lembrete, e no intuito de ajudar a fixar a idéia dos perigos que podem ameaçar os arquivos documentais, permito-me mostrar dois exemplos: o primeiro (v. Figura 4), um caso de incêndio (literalmente queima de arquivo) que tanto pode ser acidental como criminoso e o segundo, também um caso de queima de arquivo (v. Figura 5), que parece ser criminoso.
 

Semelhantemente, os processos de telecomunicação, teletransmissão e teleprocessamento de dados e informações (Internet, redes diversas) são extremamente vulneráveis a ação de vírus e 'hackers', que podem destruir dados e informações se não são tomadas as medidas de prevenção indispensáveis.
 

3. Existe solução depois do caos?

Se pretendermos ser objetivos, é preciso reconhecer que a organização e conservação dos acervos documentais, assim como o acesso aos dados e informações neles contidos são, em numerosas e diversas organizações e instituições públicas e privadas, simplesmente caóticos. E, assim sendo, continuaremos ainda por um bom tempo, se não forem tomadas as medidas adequadas, a descobrir rombos espantosos nas contas públicas, seja por falta de planejamento, seja por falta de controle ou, em todo caso, por falta absoluta de informação confiável. E os casos de funcionários falecidos e pedreiros nonagenários, citados antes, que a Administração converte em zumbis ou mortos-vivos, continuarão a pipocar em qualquer lugar do país, junto com outros, diferentes e talvez mais absurdos.

Da mesma forma, o combate ao crime, a indispensável reengenharia do sistemas de saúde e previdência, da educação, dos transportes, da energia e assim por diante, são e continuarão sendo improváveis enquanto não seja encarado com decisão e competência, em cada uma dessas áreas, o problema da análise, do processamento e do acesso à informação em todos seus aspectos.

Enfim, como pretender ser competitivos para colocar pelo mundo afora os produtos e serviços brasileiros sem informação continuamente atualizada sobre a conjuntura, situação e exigências dos mercados externos?

Que o problema a resolver é grande, enorme mesmo, não é difícil de se perceber, de forma que cabe perguntar se existe solução possível depois de chegar à atual situação de caos. A resposta é sim. Os países desenvolvidos possuem, em todas às áreas críticas e estratégicas,  sistemas de informações poderosos, dinâmicos e atualizados que fornecem o lastro indispensável ao planejamento e execução de suas políticas. Então, porquê o Brasil não poderia? A resposta é, novamente afirmativa: o Brasil também pode. Com vontade e competência é possível adaptar às realidades diversas do país às soluções que podem e devem dar certo.
 

4. Para onde apontam a(s) possível(eis) solução(ões)?

Em primeiríssimo lugar, para a indispensável conscientização das lideranças de todos os setores envolvidos de que o Brasil continuará a ser dependente e vulnerável enquanto não seja dono e mestre de suas informações. Neste ponto, a imprensa e mídia em geral têm um importante papel pela frente.

Em segundo lugar, para o investimento na formação de recursos humanos capazes de discernir as boas soluções e aqueles profissionais e técnicos que as podem implementar. Aqui, as universidades e as instituições de ensino e formação, podem contribuir de forma decisiva com cursos intensivos de atualização nas áreas críticas mais urgentes.

Descendo a um nível de idéias mais pragmático e imediato podemos apresentar algumas pistas sobre as etapas a completar para se chegar ao domínio da informação.
 

Apresentadas as coisas dessa forma, os especialistas da arquivologia, da biblioteconomia, dos sistemas de informação documentária, do processamento de dados, dos sistemas eletro-eletrônicos de armazenamento poderiam muito bem perguntar: Qual é a novidade de tudo isso, que não é senão a expressão do chamado ciclo documentário? Resposta: novidade nenhuma !

E então? Então, o que acontece é que em cada uma das etapas às quais temos feito referência encontramos especialistas - e bons especialistas mesmo - que só conhecem em profundidade uma parcela desse ciclo, ignorando geralmente todo o resto. Assim, as empresas de digitalização de documentos, que têm surgido e se desenvolvido como cogumelos numa floresta úmida, se não aplicam conhecimentos especializados avançados na etapa de análise das informações, de forma a permitir a organização dos bancos de dados e de conhecimentos e tornar possível a busca e recuperação das informações, poderão contribuir a diminuir o volume de armazenamento dos documentos, mas não muito a solucionar o problema do domínio da informação.

Os fabricantes dos grandes equipamentos de armazenamento mais ou menos robotizados contribuem para a boa organização, conservação e localização dos documentos, mas será que podem sempre apresentar soluções para enxergar os dados e informações neles contidos?

Os informáticos organizam sempre os dados e informações, nos bancos, de forma estruturada e compatível com os métodos e ferramentas utilizados pelos usuários nas suas consultas e buscas ou, pelo contrário, montam e desenvolvem estruturas e modelos de dados que pouco se adequam à realidade de uso?

Observe-se que propositadamente foram utilizadas as expressões 'banco(s) de informações' e 'banco(s) de conhecimentos' que podem parecer mais próprias dos sistemas de inteligência artificial que do tema que vimos tratando. Pode parecer, mas não é bem assim. Senão, vejamos: Na Figura 6 representamos o esquema clássico de um sistema especialista, típico de numerosas áreas de aplicação da inteligência artificial.
 

Figura 6.- Esquema simplificado de um sistema especialista [2]

A interface de aquisição corresponde, de fato, no ciclo documentário, à etapa de análise da informação dos conteúdos dos documentos, antigamente realizada por especialistas e que tende cada vez mais a ser automatizada.

A base de conhecimento nada mais é do que o(s) banco(s) de dados, informações e conhecimentos, organizados e estruturados de forma a permitir a consulta rápida quando solicitados.

No outro extremo, a interface do usuário permite formular perguntas e consultar a base de conhecimento por intermédio do mecanismo de inferência, em nosso caso chamado normalmente motor de busca, que compara os elementos da pergunta/consulta com os dados e informações da base de conhecimento, verificando se existe ou não, na base, algum registro de documento(s) pertinentes, fornecendo a resposta para o usuário.

A Figura 7 pode ajudar a fixar de forma mais forte a relação conceitual intrínseca de nossas preocupações de conservação, organização e gestão de documentos com os sistemas especialistas da inteligência artificial, e não é por acaso que já se começa a falar de 'arquivamento inteligente da informação'. A figura mostra as três grandes áreas em que pode ser subdividida a inteligência artificial [3].
 

Observe-se que as três áreas estão fortemente implicadas na solução de nosso problema:
 

Entretanto, os princípios algorítmicos básicos que podem ser utilizados são conhecidos há tempo. Peço licença para mostrar dois exemplos, velhos de mais de doze anos, de uma aplicação informática de análise e indexação automática de textos, concebida e desenvolvida com o auxílio parcial do Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) e da Universidade de Brasília (UnB)[4].

As Figuras 8 e 9 mostram um exemplo de aplicação de rotinas informáticas de indexação automática de textos, a preparação de um índice dos artigos publicados na revista Ciência da Informação no período 1972-1983. A primeira permite ver os descritores (pontos de acesso) identificados no processo de indexação após digitalização e editoração. A segunda mostra um fragmento do índice.
 

Figura 8.- Indexação automática a partir dos títulos e resumos dos registros documentários
Publicados em 'Ciência da Informação' no período 1972-1983
 

Figura 9. - Fragmento do índice temático remissivo gerado automaticamente a partir dos resultados da indexação mostrados na figura anterior.

As Figuras 10 e 11 mostram, respectivamente, um exemplo de processamento de uma carta e o resultado da identificação e extração automática dos termos que poderão servir como ponteiros ou pontos de acesso, para busca e recuperação de informações na base de conhecimento.
 

Figura 10 . - Texto de uma carta após editoração para indexação automática.
 

Figura 11. Descritores temáticos extraídos automaticamente da carta da figura precedente, que servirão como pontos de acesso na base de conhecimento

Hoje, algoritmos mais avançados, mas que pouco diferem conceitualmente dos implementados e utilizados nos exemplos mostrados, são utilizados por todos nós cada vez que fazemos uso dos motores de busca de Yahoo, Google, Altavista e muitos outros, que vão buscar a respostas às nossas indagações em gigantescos bancos de dados e informações.

Voltando ao nosso assunto, antes de encerrar estas considerações, permitam-me lembrar um filme realizado e difundido há alguns anos, protagonizado por Michael Douglas e pela bonita Demi Moore, filme esse que, com uma história de assédio sexual da segunda sobre o primeiro, como pano de fundo apresentava um sistema de tele-acesso a documentos confidenciais. Poderia parecer pura ficção mais ou menos científica e tecnológica se não existissem já naquela data sistemas totalmente automatizados de registro, organização, armazenamento e consulta de documentos, com diversas variantes e em vários países. A título de exemplo citarei um dos primeiros, instalado e operado pelo Ministério das Finanças da França, num corredor de mais de 200 metros, nos terrenos de uma antiga fábrica da Renault, em Boulogne-Billancourt, perto de Paris, que permite tele-processar, tele-organizar, tele-localizar, tele-extrair, e tele-consultar os documentos.
 

5. Conclusão

A mudança de paradigma, em curto prazo de tempo, do processamento de documentos para o processamento do conteúdo, e a mudança, também, de paradigma na ciência da computação do foco processamento de dados para processamento de informações, levaram, devido às pressões do mercado e à busca de maior competitividade e eficiência, a uma mudança radical na gestão eletrônica de documentos.

O uso de novas tecnologias de informação, como a digitalização, e anteriormente a microfilmagem, por si só não solucionaram o problema do acesso à informação contida no documento.

Para tanto, é necessária a análise criteriosa e objetiva do conteúdo dos documentos para identificar os ponteiros  ou pontos de acesso que serão utilizados pelas instituições para recuperar e localizar as informações específicas.

Lamentavelmente, por falta de percepção da importância primordial da etapa de aquisição, que é complexa, que exige tempo e trabalho acurado para definir os filtros e parâmetros específicos de cada aplicação concreta, em saúde, ciência e tecnologia (e suas subdivisões), economia, política, planejamento, administração e gerência, prospecção, comércio, inteligência competitiva nas suas diversas áreas de aplicação, e assim por diante, ainda se reclama do custo dessa fase e do tempo que requer para ser bem feita.

Solução geralmente proposta por muitos administradores pretensamente ciosos do bom uso dos recursos:
 

Sem comentários.

É considerado razoável gastar uma fortuna e um tempo considerável para consolidar e nivelar o piso do(s) local(ais) onde serão instalados os equipamentos mais ou menos robotizados. É considerado razoável gastar uma fortuna e um tempo considerável em refazer completamente toda a instalação elétrica. É considerado razoável gastar uma fortuna e um tempo considerável em adquirir novos e poderosos equipamentos informáticos. É considerado razoável gastar uma fortuna e um tempo considerável em escolher e instalar diversos sistemas de segurança e prevenção. Entretanto, realizar uma despesa que dificilmente ultrapassaria dez por cento das despesas totais, na implementação do sistema de aquisição, processamento e armazenamento inteligente das informações e do conhecimento, única forma de dispor de bases de dados, informações e conhecimentos suscetíveis de informar corretamente e de alcançar o domínio da informação.

Na Figura 12 podemos ver como um alto executivo bem informado, que conseguiu o domínio inteligente da informação, pode monitorar o bom andamento de seus negócios de qualquer lugar do planeta.
 

Figura 12. Alto executivo bem informado monitorando seus negócios.

Para encerrar, voltemos ao título da palestra:
 

[*] Palestra apresentada no Seminário "Gestão da Informação: Desafios e Soluções", realizado em Brasília DF em 21 de agosto de 2003, no Blue Tree Park, organizado pela ACECO - Soluções Integradas em Arquivamento, do Grupo Ambient, com o apoio do Arquivo Nacional, da Câmara dos Deputados, do Conselho da Justiça Federal, do Senado Federal e da Universidade de Brasília.
Conference in the  Seminar "Information Management: Challenges and Solutions", held in Brasília DF on August 21, 2003, at the Blue Tree Park, organized by ACECO - Integrated Solutions for Archival, a member of the Grupo Ambient. Sponsored by the Federal Justice Council, National Archive, National Congress, and University of Brasilia.

[1] Eliot, Thomas Stearns. The Rock. Apud Nery da Fonseca, Edson. Conferência de abertura do 2° Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias - 2° SNBU. Brasília DF, ABDF, jun 1981, Anais.

[2] Harmong, Paul; King, David. Sistemas especialistas. Rio de Janeiro RJ: Campus, 1988. Apud Teixeira, Alison Ribeiro. A utilização de programas de computador com agentes no processo de tranferência da informação: criação e avaliação de um sistema especialista baseado em casos. Brasília DF: Universidade de Brasília/Departamento de Ciência da Informação,2000 (Dissertação de Mestrado.)

[3] Op. cit. Ibidem.

[4] Robredo, Jaime. Indexação automática de textos: uma abortdagem automatizada e simples. Ciência da Informação, v.20, n.2, 1991, p.130-136.
 

Sobre o autor / About the Author:

Jaime Robredo
jrobredo@uol.com.br

Pesquisador Associado Senior, Departamento de Ciência da Informação, Universidade de  Brasília;Consultor da SSRR Informações Consultoria e Projetos Ltda., Brasília DF
Senior Researcher, Information Science Department, University of Brasilia; Consultant of the SSRR Information, Consultancy and Projects Ltd., Brasilia DF.